PRIVACYWETGEVING (Algemene Verordening Gegevensbescherming 2018) Volkstuinvereniging “Achter de Vuurlijn”. Datum: 25 mei 2018 Waarom houden wij persoonsgegevens bij? Wij administreren persoonsgegevens in een ledenadministratie om te weten: • Wie lid is van de vereniging. • Wat hun adres is. • Wat hun e-mailadres is. • Wat hun vaste en mobiele telefoonnummer is. • Wanneer men lid is geworden. • Welk kavelnummer is gehuurd. • Bankrekeningnummer • Betaalde contributie of donatie Wie is verantwoordelijk voor het beheer en de bescherming van de persoonsgegevens? Het dagelijks bestuur, c.q. voorzitter, secretaris en penningmeester is verantwoordelijk voor het beheren van de persoonsgegevens. Waar worden de persoonsgegevens geregistreerd? • In een spreadsheet met gebruik van Microsoft Office Excel. • In de website van de vereniging. Dit gebeurt op de computer van de penningmeester en deze computer is alleen voor hem toegankelijk. Persoonsgegevens in de website van de vereniging In de website kunnen de onderstaande persoonlijke gegevens voorkomen: • Een foto met voornaam, achternaam en kavelnummer. • Foto’s van evenementen van de vereniging. • Een “In Memoriam”. Toestemming van de leden voor de registratie. Aan de leden wordt gevraagd of zij toestemming geven om hun persoonsgegevens te registreren en of eventuele foto’s waarop zij staan afgebeeld mogen worden opgenomen in de website van de vereniging. In geval van een “In Memoriam” zal toestemming worden gevraagd aan de nabestaanden. Wijziging van de bestaande situatie is altijd mogelijk via een verzoek aan het bestuur van de vereniging. Communicatie met het bestuur. De telefoonnummers en de e-mailadressen van de bestuursleden staan op de website en op het mededelingenbord bij de ingang van het volkstuincomplex Verwijderen van persoonsgegevens Bij het beëindigen van het lidmaatschap worden de persoonsgegevens uit de actieve ledenadministratie verwijderd en eventuele foto’s op de website van de vereniging zullen eveneens worden verwijderd. Een “In Memoriam” wordt na 5 jaar verwijderd of eerder op verzoek van de nabestaanden. Beveiliging De computer waarop de persoonsregistratie plaatsvindt is afdoende beveiligd en niet toegankelijk voor derden. De website van de vereniging is toegankelijk voor derden en dus zijn foto’s en eventuele andere gegevens openbaar. De leden wordt expliciet om toestemming gevraagd voor het plaatsen van foto’s en het opnemen van persoonsgegevens op de website. Informatie over de privacy aspecten. De informatie in dit document zal worden opgenomen op de website van de vereniging.